القائمة الرئيسية

الصفحات

آخر الأخبار[LastPost]

القواعد الخمس في إدارة وتنظيم الوقت | مهارة تنظيم الوقت


القواعد الخمس في إدارة وتنظيم الوقت

القواعد الخمس في إدارة وتنظيم الوقت|مهارة تنظيم الوقت


يوجد خمس قواعد كبري في فن ادارة وتنظيم الوقت التي تعتبر هي الاهم في تغيير وتنظيم فكرة الوقت، والتي التي سوف نتطرق اليها بهذا المقال.

وللتعرف اكثر علي كيفية الحصول علي مهارة تنظيم الوقت يمكنك الانتقال الي المقال السابق لمعرفة مهارة تنظيم الوقت من هنا 
                     

القاعدة الاولى: أهمية تحديد الاهداف والاولويات


يوجد مثل ساخر قديم يقول “عندما لا تعرف اين تتجه فإن كل الطرقات توصلك "،
اذن عليك من تحديد الاهداف لكي تحصل على مستوى عالي من اداره وتنظيم الوقت ولا ابدا من تحديد الاهداف للحصول على الكمية المخدرة الخاصة بإدارة الوقت، وهذا لأنه يعتبر من التخلف الحضاري الذي نعيشه الان والذي تعيشه الامه، ان كثير من الشباب بكافة وعامه الناس يعيشون ما يمكن ان نسميه؛ بازمه تحديد الاهداف صحيح ان لكل مسلم هدف وغايته الكبرى في الحياة رضا الله سبحانه وتعالى.

 ولكن نعني بتحديد الاهداف التي توصل الى هذه الغاية الكبرى، فيمن الاهداف التي يمكن ان نحددها كي تساعد الشاب المسلم لان يكون عالما او داعيه مؤثر في المجتمع او مسئولا كبيرا في منصب مهم يخدم به الاسلام ويخدم به وطنه، ومن ثم السعي لتحقيق هذا الهدف بكل ما يستطيع من قوة وتنظيم للوقت.

 تقسم الاهداف الى:


1.  اهداف طويله المدى على امتداد الحياة.
2.  اهداف تكون مربوطة بسنه او سنوات محدده.
3.  اهداف تكون قصيره فمثلا تكون شهريه او اسبوعيه.

وايضا من شروط هذه الاهداف ان تكون منظمه بتنظيم هرمي لان الاهداف التي تكون طويله المدى تكون في راس الهرم والاهداف الصغيرة في أسفل الهرم.


عاده ما يميلون الناس الى تحقيق الهدف إذا اقترب موعده وهذا العجز والكسل فطالب مثلا عندما يقترب من موعد التسليم في بحث المعين يفرطوا في اول المدة وهذا يدل على ضعف الجانب الخاص بالتخطيط لديه.

عليك بتدوين الاهداف


1.  لابد ان تدون اهدافك بنفسك او بالتعاون مع الموظفين الذين يعملون معك في نفس المجال الخاص بك.

2.  يجب ان تجعلها مكتوبه فهذا يمكنك من تحقيقها وعدم نسيانها.

3.  لابد ان تلاحظ ان تكون الاهداف التي تحددها ان تكون واقعيه ممكنه التحقيق وتكون متناسبة مع الوقت المخصص لها.

4.  يجب ان تكون الاهداف ذات الأهمية القابلة للنمو التطوير وينتج عنها الهمة العالية في تحقيق الهدف في الحياة.

5.  عدم الغموض عند كتابه تدوين الاهداف الاهتمام في تحقيق الهدف بالكيف لا بالكم من عدد الانجازات.

6.  حاول دائما قراءه هذه الاهداف بين فتره واخرى حتى لا تنسيك زمام العمل على تحقيق اهدافك.


 المعايير الخاطئة عند تحديد الاولويات الخاصة بالعمل


1.  عند تقديم العمل الذي تحبه فعله على الذي تكرهه.
2.  ايضا إذا كنت تقدم العمل الذي تحسنه وتتقنه على العمل الذي لا تحسنه ولا تتقنه.
3.  وايضا إذا كنت تحب الاعمال السهلة وتقدمها عن الاعمال الصعبة.
4.  وايضا إذا كنت تقدم الاعمال المستعجلة على الاعمال المهمة الغير مستعجله.
5.  عندما تستجيب للازمات والطوارئ بدون حدود.
6.  ومن المهم ايضا إذا كنت لا تعمل العمل الا عند اقتراب الموعد النهائي الذي ينتهي به العمل وبالتالي تجعل له الأولوية على غيره وان كان اهم منه.



القاعدة الثانية: العمل على التسجيل الوقت وتحليله


يجهل الكثير من الناس في كيف يقضون الوقت الخاص بهم لذا تجد الفرق الشاسع بين ما يفعله في الواقع وبين ما الذي يريد فعله في الحقيقة، فاذا كان ما ينوي وما يريد ان يفعله يستغرق 90% نجد ان ما يود فعله في الواقع لا يحقق سوى 10% لما يريد ان يفعله من الانشطة الذي يهتم بها، وهذا يدل على اهميه تسجيل الوقت وكيفية تحليله ومعرفه فيما نقضي الوقت وما يستغرق منا وكم يحتاج لكل نشاط من الوقت في فعله.

كمية المعلومات الدقيقة التي تستخدم في تحليل الوقت وتسجيله تعود على تعريف الدقيق لبعض مشاكل تضيع الوقت، ومن ثم تستطيع ان تساعد نفسك على التخطيط السليم لقضاء الوقت.

 تحتاج الي التحليل والتنظيم الوقت وتسجيله لمرتين او ثلاث مرات على الاقل في السنة او على اقل تقدير مره في السنة بحسب الموضوعات التي ينظمها الوقت ونوع النشاط الذي تفعله.

أنواع تسجيل الوقت


 التسجيل اليومي للوقت: ويتم التركيز فيه على الوقت وتحديد انواع النشاط مع ترتيب الأهمية.

التسجيل الشهري للوقت: ويتم التركيز فيه على الوقت بداية ونهاية التاريخ والمكان وكيفية قضاء النشاط المنفرد او النشاط الجماعي.

التسجيل الذي يلخص الوقت: ما يركز على هذا النوع مجموع الوقت المخصص له من اول السنة مع ذكر النسبة المئوية للوقت الذي استغرق للسنه كلها.

 كيفية تحليل الوقت يجب عليك ان تتذكر ما يلي:

1.  الانواع الخاصة بالأنشطة التي تمارسها يوميا.
2.  درجه اهميه كل نشاط تفعله وتقوم به.
3.  نسبه كل نشاط من الوقت الاجمالي.
4.  النظر الى العادات السلوكية التي تفعلها وتمارسها.
5.  معرفه أحسن الاوقات لك في اليوم.
6.  الأنشطة التي يمكن ان توكل فيها غيرك في عليها مع النسبة المئوية الى النسبة الأنشطة الخاصة بك.

وتحليل الوقت يساعدك أكثر في فهم القاعدة الثالثة التي تتكلم عن كيفية تخطيط الوقت.

القاعدة الثالثة: كيفية تخطيط الوقت


 نجد الكثير من الاشخاص الذين يحبون ان يعملوا أكثر ولا يعنون بالضرورة الى الصواب والسر في ذلك هو ان لبعض الناس الغريزة في حب الانجاز والانتهاء من المهام بالسرعة والرؤيا المثمرة العاجلة، ولا يفكرون في كيفية التخطيط وكيف يحصلون على هذه النتائج التي تتحقق بعد فترات زمنيه معينه.

نجد ان كثير الاعمال التي تتم بدون تخطيط تأخذ وقتا طويلا مما يستحقه بخلاف العمل المخطط له فهو يأخذ اقل قدر ممكن للعمل وتحقيق الاهداف التي تأتي عن طريق التخطيط الوقت لها.

ولكي نخطط اوقاتنا وننظم العمل الخاص بنا لتحقيق الاهداف علينا باتباع الخطوات الاتية:

1.  تحديد اولويه الاهداف بالأقسام الثانوية والشهرية واليومية والأسبوعية وترتيبها على حسب الأهمية.
2.  عند تحديد الاهداف يجب ان نفكر في الطرق التي نستطيع من خلالها تحقيق الهدف.
3.  بعد اختيار الطريقة التي تمكننا من تحقيق الهدف نبحث عن الوقت المناسب لها.
4.  ثم بعد ذلك نبحث عن المكان المناسب الذي يتم فيه تنفيذ العمل.

القاعدة الرابعة: تفويض العمل والتوكل على الله


يعتبر التوكيل التفويض من الاساليب التي تؤدي الى حفظ نتائج الوقت وذلك بان تضيف الاوقات الخاصة بالأخرين واعمارهم اليك، فبدلا من ان يكون عمرك هو 60 سنه فقط يكون العمر الحقيقي لك هو اضعاف هذا العمر وهذا يتم عن طريق التوكل والتفويض، وبدلا من ان تقوم انت بيئة العمل تفوض غيرك للقيام به ولكن عندما نفترض ان العمل يستغرق 10 ساعات فعندما تفوضه الي غيرك تكون قد حافظت على 10 ساعات واضافت عمر جديد الى عمرك.

في هذه القاعدة تعتمد على تفويض الغير للقيام بالعمل بدلا منك وتوفير الوقت اللازم وحفظه ونستفاد منه في عمل غيره.

بعض اسباب الاعراض عن التوكل والتفويض


هناك بعض الناس التي لا يرد عنده منهج التفويض لأنه يتشبع بمركز اللانهاية في اداره اعمال الخاصة كلها ولا يصل أحد بمنهجه في اداره اعماله عموما.

الرغبة في تحقيق الوقت الكافي والقدر الكبير من النجاح فبعض الناس يريدون أن يحققوا النسب العالية بأنفسهم عندما يصرون على القيام بالعمل الخاص بهم ولا يعتمدون على الآخرين في تحقيق اعمالهم ونجاحهم والنظرة البعيدة التي تتميز بان تري الافضل في المستقبل ولو لم يحقق كل هذا القدر من النجاح.

القاعدة الخامسة: مضيعات الوقت وكيفية السيطرة عليها


تعتبر مضيعات الوقت داء كبير يشكو منه جميع الناس لأنه يهتم ان يحرص على وقته ولكن هذه المضيعات تفسد عليه تحقيق اعماله.

وتنقسم مضيعات الوقت الي:

الاول: وهو من داخل الانسان نفسه وهذا بسبب عدم التخطيط السليم في تنظيم الوقت.

الثاني: يكون من الاسباب الخارجية وتكون من الآخرين مثلا الاسرة او المجتمع.

في الوقت الذي يملكه أكثر الناس اشغالا اهو نفس الوقت الذي يملكه رجل الذي لا يكون لديه اعماله ويشكو من ضيق الوقت لديه، والفرق بين الاثنين هو قدرة الاول علي السيرة في تنظيم وقته والسيطرة على الاشياء اللي تضيع من وقته والقدرة في استغلال الفرص الثمينة في إدراك الوقت.

ما هي مضيعات الوقت

1.  عقد اللقاءات والاجتماعات التي لا تفيد سواء كانت عائليه او بين الاصدقاء.
2.  الزيارات المفاجئة الغير متوقع حدوثها.
3.  توكيل الغير كفئ في القيام بالأعمال ويكون غير فعال.
4.  القراءة الغير مفيدة في حياتنا والتي يدخل فيها الفضول عند تقديمها على الاهم منها.
5.  التسويف والتأجيل خصوصا إذا ربطناه مع عدم ادارة الوقت وتنظيمه فانه يعني ضياع الكثير وفقدان للوقت وعدم تحقيق الاهداف.

 كيفية السيطرة على مضيعات الوقت


1.  جمع البيانات التي تعمل على تضيع الوقت مع تقسيمها الي المعلومات المهمة والغير مهمة ايضا.
2.  تحديد السبب الذي يضيع من اجله الوقت هل منك او من غيرك ومعرفة اماكن تضيع الاوقات.
3.  وضع عدد من الحلول المفيدة للتخلص من مضيعات ومسببات الوقت واختيار الانسب اليك.
4.  هناك بعض المضيعات الضرورية والتي تكون مهمة ايضا فلا يعني انها تضيع الوقت بانها غير مهمة.


reaction:

تعليقات